korrekte datensätze
Die eingepflegten Daten von Kunden und Interessenten sind nur nach Vorlagen in die Datenbank einzugeben., ob die Daten auch korrekt und real existierend sind. Dabei ist es entscheidend, bei der Dateneingabe nach einer Vorlage auf die exakte Schreibweise zu achten.
Rechtschreibfehler können schnell zu Verwechslungen führen. Daher ist es vorteilhaft, wenn die eingegebenen Kundendaten von einem zweiten Mitarbeitenden kontrolliert werden. Nur geprüfte Daten sollten für die Nutzung in der Datenbank freigegeben werden.
konsistente datensätze
Damit Daten von Geschäftspartnern korrekt wiedergegeben werden, dürfen sie keinen Widerspruch in sich selbst und gegenüber Daten von Dritten aufweisen. So sollte beispielsweise eine Firmenadresse immer die benötigten Informationen zur Verkaufs Thematik beinhalten. Heisst konkret, die einzelnen Entscheidungsträger und deren Rolle im Buying Center sollte entsprechend erfasst werden. Zusätzlich sollten Adressangaben mit den gespeicherten internen Kundeninformationen wie beispielsweise der Partnernummer übereinstimmen. Pflichtfelder zur Datenerfassung sind eine hilfreiche Ergänzung.
zuverlässige datensätze
Vor der Eingabe sensibler Kundendaten in die firmeneigene Datenbank ist die Herkunft der Daten zu überprüfen. Werden zum Beispiel Daten von Mitarbeitenden im Unternehmen direkt vom Kunden oder den Geschäftspartnern eingeholt, können diese als zuverlässig eingestuft werden.
Anders verhält es sich, wenn Daten von Kunden von einem Adressenhändler erworben werden sollen. Hier ist seitens der Marketingabteilung darauf zu achten, dass nur von vertrauenswürdigen Partnern externe Adressen eingekauft werden.
vollständige datensätze
Es ist entscheidend, dass alle Datenfelder korrekt ausgefüllt sind und keine wichtigen Angaben und Informationen fehlen.
Mit der Einführung von Pflichtfeldern bei der Datenerfassung wird ein Mindestmass an Datenqualität erreicht. Nur wenn alle Pflichtangaben bei der Datenerfassung vermerkt sind, kann die Freigabe des Datensatzes erfolgen. Damit ist auf jeden Fall ein gewisser Mindeststandard gewährleistet.
genaue datensätze
Oft enthalten Daten von Kunden Angaben über individuelle Grössen und Masseinheiten. Hier ist es im Zusammenhang mit der Datenerfassung wichtig, die exakten Nachkommastellen bereits im Formular vorzugeben. Dazu kommen persönliche Daten von Geschäftspartnern, wie zum Beispiel die Funktion im Unternehmen.
Durch eine exakte Vorgabe bei dem Eingabefeld für die Datenerfassung mit bspw. Dropdown zu Funktionen (Verkaufsleiter, Aussendienst, Innendienst etc.) kann verhindert werden, dass es zu Missverständnissen bei dieser sensiblen Kundenangabe kommt. Gut strukturierte Vorlagen mit exakt auszufüllenden Datenfeldern erleichtern den Mitarbeitenden im Kundenverkehr die Erfassung korrekter Daten.
aktuelle datensätze
Nur mit aktuellen Daten ist es möglich, bestehende und potenzielle Kunden zu erreichen. Durch die Ergänzung der Datenbank für alle sensiblen Daten mit einem Feld „zuletzt geändert am“ erhält man einen Einblick, wann der entsprechende Datensatz zum letzten Mal angefasst worden ist.