Qualitativ hochwertige Datensätze sind die Grundvoraussetzung für die Neukundenakquise und Kundenbetreuung im B2B Bereich. Nur eine Datenbank auf aktuellem Niveau mit korrekten Ansprechpartnern und den dazu passenden Informationen wird bei Gesprächspartnern einen positiven Eindruck hinterlassen.
Die Kontaktpflege zu den Bestandskunden ist genauso wichtig wie die Akquisition neuer Geschäftspartner. Grundlage für ein erfolgreiches Marketing ist in beiden Fällen eine saubere Datenbank mit exakten Angaben zu allen Ansprechpartnern. Dabei kann die Selektion der Adressen beispielsweise nach:
Branchen
Regionen
Anzahl Mitarbeitenden
erfolgen und ist ganz auf die Bedürfnisse des Unternehmens ausgerichtet. Aus diesem Grund sind die Mitarbeitenden in der Marketing- bzw. Verkaufsabteilung dazu aufgefordert, permanent die gespeicherten Informationen in der Datenbank zu überprüfen und Änderungen sofort einzupflegen.
Hochwertige und gut gepflegte Datensätze sind unerlässlich für eine erfolgreiche Marketingstrategie im B2B Bereich. Nur wenn es gelingt, die Datensätze für die Mitarbeitenden auf höchstem Niveau zu pflegen, besteht die Option, erfolgreich Geschäfte abzuschliessen und interessante Neukunden zu gewinnen. Aus diesem Grund hat die Qualität der Datensätze für das Business höchste Priorität.
Diese Voraussetzungen müssen die Daten einer Datenbank für ein erfolgreiches Marketing erfüllen:
Korrektheit
Konsistenz
Vollständigkeit
Genauigkeit
Aktualität
Redundanzfreiheit
Relevanz
Einheitlichkeit
Eindeutigkeit
Verständlichkeit
Die eingepflegten Daten von Kunden und Interessenten sind nur nach Vorlagen in die Datenbank einzugeben., ob die Daten auch korrekt und real existierend sind. Dabei ist es entscheidend, bei der Dateneingabe nach einer Vorlage auf die exakte Schreibweise zu achten. Rechtschreibfehler können schnell zu Verwechslungen führen. Daher ist es vorteilhaft, wenn die eingegebenen Kundendaten von einem zweiten Mitarbeitenden kontrolliert werden. Nur geprüfte Daten sollten für die Nutzung in der Datenbank freigegeben werden.
Damit Daten von Geschäftspartnern korrekt wiedergegeben werden, dürfen sie keinen Widerspruch in sich selbst und gegenüber Daten von Dritten aufweisen. So sollte beispielsweise eine Firmenadresse immer die benötigten Informationen zur Verkaufs Thematik beinhalten. Heisst konkret, die einzelnen Entscheidungsträger und deren Rolle im Buying Center sollte entsprechend erfasst werden. Zusätzlich sollten Adressangaben mit den gespeicherten internen Kundeninformationen wie beispielsweise der Partnernummer übereinstimmen. Pflichtfelder zur Datenerfassung sind eine hilfreiche Ergänzung.
Vor der Eingabe sensibler Kundendaten in die firmeneigene Datenbank ist die Herkunft der Daten zu überprüfen. Werden zum Beispiel Daten von Mitarbeitenden im Unternehmen direkt vom Kunden oder den Geschäftspartnern eingeholt, können diese als zuverlässig eingestuft werden.
Anders verhält es sich, wenn Daten von Kunden von einem Adressenhändler erworben werden sollen. Hier ist seitens der Marketingabteilung darauf zu achten, dass nur von vertrauenswürdigen Partnern externe Adressen eingekauft werden.
Es ist entscheidend, dass alle Datenfelder korrekt ausgefüllt sind und keine wichtigen Angaben und Informationen fehlen.
Mit der Einführung von Pflichtfeldern bei der Datenerfassung wird ein Mindestmass an Datenqualität erreicht. Nur wenn alle Pflichtangaben bei der Datenerfassung vermerkt sind, kann die Freigabe des Datensatzes erfolgen. Damit ist auf jeden Fall ein gewisser Mindeststandard gewährleistet.
Oft enthalten Daten von Kunden Angaben über individuelle Grössen und Masseinheiten. Hier ist es im Zusammenhang mit der Datenerfassung wichtig, die exakten Nachkommastellen bereits im Formular vorzugeben. Dazu kommen persönliche Daten von Geschäftspartnern, wie zum Beispiel die Funktion im Unternehmen.
Durch eine exakte Vorgabe bei dem Eingabefeld für die Datenerfassung mit bspw. Dropdown zu Funktionen (Verkaufsleiter, Aussendienst, Innendienst etc.) kann verhindert werden, dass es zu Missverständnissen bei dieser sensiblen Kundenangabe kommt. Gut strukturierte Vorlagen mit exakt auszufüllenden Datenfeldern erleichtern den Mitarbeitenden im Kundenverkehr die Erfassung korrekter Daten.
Nur mit aktuellen Daten ist es möglich, bestehende und potenzielle Kunden zu erreichen. Durch die Ergänzung der Datenbank für alle sensiblen Daten mit einem Feld „zuletzt geändert am“ erhält man einen Einblick, wann der entsprechende Datensatz zum letzten Mal angefasst worden ist.
Datenspezialisten sind teilweise sogar in der Lage, die Daten der Kunden automatisch aktualisieren zu lassen, sobald sich eine Angabe geändert hat.
Dabei ist naheliegend: Je älter bestehende Kundendaten sind, umso grösser ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich wichtige Parameter geändert haben könnten.
In einem grösseren Unternehmen kann es vorkommen, dass unterschiedliche Abteilungen oder Filialen mit ein und demselben Kunden in Berührung sind . Bei der Datenerfassung kann es dabei passieren, dass für einen Kunden zum Beispiel mehrere Kundennummern vergeben werden.
Das führt zu Dubletten in der Datenbank und löst oft Verwirrung aus. Eine Plausibilitätsprüfung, die beim Anlegen eines Stammdatensatzes für einen Geschäftspartner diesen Fehler noch vor der Zweiteingabe bemerkt, erspart den Aufwand der Bereinigung von Dubletten.
Damit ein Angebot korrekt verschickt werden kann oder eine Rechnung alle Bestandteile enthält, ist bei der Erfassung der Daten darauf zu achten, dass alle relevanten Informationen zusammengeführt werden. Durch die Bereitstellung von genormten Formularen mit Pflichtfeldern und wenig freiem Text werden die Mitarbeitenden, die Kundendaten erfassen, dazu veranlasst, alle Datenfelder vollumfänglich auszufüllen. Zusätzlich ist es empfehlenswert, dass bei der Datenerfassung immer nur die wesentlichen Informationen abgefragt werden, damit die Dateneingabe schnell und ohne zeitraubende Rückfragen erfolgen kann.
Durch Vorgabe von Regeln beim Ausfüllen von Formularen und der Einholung von Kundendaten sind einheitliche Grundsätze für die Datenerfassung zu vereinbaren. Dabei sind beispielsweise Gross- und Kleinschreibung oder die Verwendung von Umlauten in der Schreibweise exakt vorzugeben. Eine einheitliche Struktur der vorgegebenen Daten erleichtert zusätzlich die Arbeit bei der Datenerfassung für die Datenbank.
Damit die erfassten Daten von Kunden zugeordnet werden können, muss jeder Datensatz eindeutig zu interpretieren sein. So kann es beispielsweise vorkommen, dass aufgrund eines Erfassungsfehlers beim Geburtsdatum zwei unterschiedliche Datenstämme entstehen. Da es relativ unwahrscheinlich ist, dass es zwei völlig identische Kunden gibt, die sich nur im Geburtsdatum unterscheiden, ist hier von einem Erfassungsfehler auszugehen. Ein ähnlicher Fehler kann passieren, wenn für einen Kunden versehentlich zwei unterschiedliche Kundennummern vergeben wurden.
Es gilt stets darauf zu achten, dass die Struktur für Formulare eindeutig ist und keine Fehlinterpretation zulässt.
Durch Vorgabe von Ziffern für Datenfelder oder Hilfestellungen zum Ausfüllen von Formularen erleichtert man den Mitarbeitenden im Vertrieb die Datenerfassung beim Kunden.
Die korrekte Datenerfassung ist im B2B Bereich eine Herausforderung von besonderer Bedeutung. Nur wenn die Datensätze von Kunden und Geschäftspartnern sorgfältig und exakt aufgenommen und erfasst wurden, ist eine professionelle und zielführende Kommunikation mit den jeweiligen Partnern möglich.
Die laufende Aktualisierung, Überprüfung und Pflege Ihrer Datenbank ist damit eine wichtige Aufgabe Ihres Marketing bzw. Sales Teams.
Als Ihr Servicepartner übernimmt JK Development diese anspruchsvolle Aufgabe gerne für Sie. Wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihrer Firmendatenbank für Ihr erfolgreiches Business.
