in 5 schritten zur effizienten datenbankpflege

Die Pflege der firmeneigenen Datenbank wird oft als komplizierter Vorgang eingestuft, der einzelnen Mitarbeitenden überlassen wird. Dabei ist Datenbankpflege für das eigene Unternehmen wichtig und kann effizient und schnell in nur wenigen Schritten konsequent erledigt werden.

effiziente Datenbankpflege

die b2b datenbank - ein wirrwarr an (unvollständigen) adressdaten?

Die Datenbankpflege erlebt immer noch in vielen Betrieben ein Nischendasein. Jeder Mitarbeitende sammelt Daten aus Kundengesprächen und Telefonaten und speichert diese wichtigen Informationen meist in seinem Laptop oder Firmenhandy für sich ab. Diese Informationen können aus den unterschiedlichsten Quellen entstehen, beispielsweise aus:

  • Auftragsanfragen

  • Kundenanfragen

  • Reaktionen auf E-Mail-Kampagnen

  • Schriftverkehr

  • Telefonnotizen

Diese Daten gelangen in vielen Fällen unstrukturiert in die firmeneigene Datenbank oder finden den Weg erst gar nicht in die Datenbank.

Einige Abteilungen oder Filialen vergeben eigene Kundennummern, sodass unter Umständen auch Dubletten im Datenbestand entstehen können.

Die Pflege der eingegebenen Datensätze obliegt oft einzelnen Mitarbeitenden im Unternehmen, die in einigen Fällen Zusammenhänge nicht aus erster Hand kennen.

Vielen Firmen ist bei dieser Handhabung immer noch nicht bewusst geworden, wie wichtig eine aktuelle und gut strukturierte Datenbank für ein erfolgreich agierendes Geschäftsmodell ist.

Die regelmässige Datenbankpflege ist eine der zentralen Aufgaben für erfolgreiche Marketing Massnahmen im B2B Bereich. Nur mit aktuellen und gut strukturierten Kundeninformationen haben Marketing und Vertrieb die Ausgangsbasis für erfolgreiche Geschäftsabschlüsse.

doch was braucht es für eine effiziente datenbankpflege?

Grundlage ist eine zentral geführte Datenbank mit klar strukturierten Vorgaben für die Eingabe und Verwaltung von Datensätzen. Geschulte Mitarbeitende sollten damit beauftragt werden:

  • Adressen zu verifizieren

  • die Datenbank regelmässig zu bereinigen

  • bestehende Adressen anzureichern

  • Neue Adressen hinzuzufügen

  • die Datenbank aktiv zu verwenden

Mit diesen Vorgaben gelingt es in nur fünf Schritten, die Datenbankpflege auf einem aktuellen und qualitativ hohen Niveau zu betreiben.

schritt 1: adressen verifizieren

Ausgangspunkt für eine erfolgreiche Datenbankpflege ist die Überprüfung der bereits im Datenpool vorhandener Daten von Kunden und Geschäftspartnern im B2B Bereich.

Oft werden Daten einmalig erfasst und es besteht zunächst keine Verwendung für eine erfolgreiche Kundenansprache. Doch Datensätze sind nicht statisch und für die Ewigkeit festgelegt. Hier einige Faktoren, die Datenveränderungen nach sich ziehen:

  • Umzug der Firma mit neuer Adresse

  • Ansprechpartner/ Entscheidungsträger wechseln

  • Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ändern sich

  • Produktpalette des Zielunternehmens erweitert sich

In einigen Fällen sind Daten von Geschäftspartnern in der Eile auch nicht komplett und korrekt erfasst worden. Hier bedarf es im Rahmen der Datenbankpflege einer Ergänzung und Vervollständigung der eingegebenen Kundeninformationen.

Insbesondere bei Kundendaten, die seit längerer Zeit nicht mehr angefasst worden sind, ist es entscheidend, die Aktualität dieser Informationen zu prüfen.

schritt 2: datenbank bereinigen

In einigen Betrieben befassen sich manchmal mehrere Filialen oder unterschiedliche Abteilungen mit ein und demselben Kunden. Wenn es zu unterschiedlichen Interpretationen bei der Datensammlung durch die Mitarbeitenden kommt, ist es möglich, dass beispielsweise ein Fehler bei der Adressaufnahme zu einem neu angelegten Geschäftspartner in der firmeneigenen Datenbank entsteht.

Diese Dubletten sind bei der Datenbankpflege leicht zu erkennen und können mit wenig Aufwand bereinigt werden.

In einer effektiven Datenbank sollten nur die Kundeninformationen gespeichert werden, die dem Betrieb einen Mehrwert bieten.

Hier sollten Datensätze überprüft werden, die lange nicht mehr genutzt worden oder ausserhalb der Geschäftsstrategie des Betriebes sind. Nach erneuter Überprüfung auf den Nutzen sind uninteressante oder wertlose Daten zu entfernen.

schritt 3: adressen anreichern

Ist die firmeneigene Datenbank aufgeräumt, geht es daran, die Qualität der Bestandsdaten weiter zu verbessern. Bei Marketing Massnahmen oder Verkaufsgesprächen im Vertrieb ist es immer vorteilhaft, möglichst gut über den Zielkunden und sein Umfeld informiert zu sein. Die Aufgabe bei der Datenbankpflege ist es, die vorhandenen Informationen um:

  • Ansprechpartner / Entscheidungsträger zu optimieren

  • Bedürfnisse und Problemstellungen beim potenziellen Kunden zu erforschen

  • Attribute zu ergänzen, die über den Status der Beschaffung Auskunft geben

  • Wichtige zusätzliche Informationen über den Zielkunden zu ergänzen

Weil diese wichtigen Informationen oft direkt beim Kunden erfragt werden müssen, kann das Einschalten eines professionellen Partners als erweiterter Arm von Marketing und Vertrieb eine grosse Unterstützung für eine effiziente und effektive Anreicherung der Daten sein.

schritt 4: neue adressen hinzufügen

Die Akquisition neuer Geschäftspartner ist im B2B Bereich eine besondere Herausforderung. In der Regel ist es Aufgabe des Vertriebs, sich um neue Kunden und somit auch um die Beschaffung neuer Adressen zu bemühen. Dadurch werden temporär Ressourcen gebunden, die an anderer Stelle im Betrieb fehlen. Hier kann der Zukauf von Adressen hilfreich sein, um die Datenbankpflege abzurunden.

Auch beim Kauf von Adressen ist ein leistungsstarker und professioneller Partner, der die Anforderungen an die Zielgruppe des Auftraggebers im Vorfeld gemeinsam abspricht, eine gut durchdachte Lösung.

schritt 5: datenbank aktiv verwenden

Eine gut strukturierte und qualitativ hochwertige Datenbank auf aktuellem Niveau ist essentiell für das firmeneigene Business. Marketing und Vertrieb können auf zentral gespeicherte Informationen zurückgreifen und damit erfolgreiche Aktionen starten.

Nur wenn die vorhandenen Datensätze der Geschäftspartner auch aktiv genutzt werden, zeichnet sich ein Mehrwert für Ihr Geschäftsmodell ab.

Aus diesem Grund ist es Aufgabe der Geschäftsleitung, darauf hinzuweisen, dass die Neukundengewinnung im B2B Bereich ausschliesslich auf Basis der zentralen Datenbank erfolgen darf.

Der Datenbankpflege der zentralen Firmendaten kommt äusserste Priorität zu. Abteilungsbezogene Datenbanken können fatale Folgen haben. Durch klare Weisungen und Vorgaben der Vorgesetzten kann diesen Schattendatenbanken entgegen gesteuert werden.

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